Dentro de um portfólio ou matriz em particular, você pode especificar que alguns formulários são obrigatório, alguns formulários podem ser preenchidos apenas uma vez e alguns formulários não precisam ser totalmente preenchidos,se não for apropriado.

Outros formulários podem e devem ser usados repetidamente para coletar múltiplas versões de um mesmo tipo de dados. Assim, um aluno pode preencher e salvar um formulário de informações de contato diversas vezes para capturar informações sobre a casa dele ou dela, pais, escola, trabalho, residência de verão, estudar no exterior e / ou locais de pesquisa. Ao trabalhar com portfólios, o estudante pode incluir qualquer ou todas estas versões do formulário preenchido em uma ou mais portfólios e/ou uma ou mais versões de um portfólio específico.

As instruções, campos e nomes de campo do formulário variam de acordo com as informações que o formulário precisa coletar. Os campos também pode ser tão pequenos ou grandes conforme o criador do formulário julgar necessário.

Os formulários podem conter muitos campos e tipos de dados. Os tipos de dados suportados são os seguintes:

• Texto -- Nome, Endereço, Conhecimentos Adquiridos, Feedback
• Data -- Data de Nascimento, Data de Certificação, Data de Criação
• Inteiro -- Idade Atual, Número do Seguro Social, Anos no Endereço Atual
• Decimal -- GPA, resultados matemáticos
• Boolean - Um Verdadeiro / Falso ou Sim / Não como resposta a uma pergunta
• Arquivo -- Arquivo em Anexo demonstrando a habilidade do participante
• Complexo -- Grupo de campos com tipos de dados iguais ou mistos

Cada campo do formulário usa um tipo de dado específico. Os campos podem ser configurados para validar a entrada (por exemplo, para garantir que o valor numérico para uma data esteja dentro do valor esperado). Além disso, o criador do formulário pode especificar se um campo é opcional ou obrigatório e se o campo pode ser repetido (preenchido mais do que uma vez).

Tipos de campos disponíveis incluem texto, texto rico, data, seleção (botões de rádio para menos de cinco opções, menu suspendo para cinco ou mais), o grupo, arquivo (por anexos), e booleano (caixas de seleção).

Nota: Os campos complexos (subformulários) tiveram problemas e não são recomendados para uso.

Formulários podem ser publicados globalmente (isto é, para utilização em todos os sites nesta instância do Sakai) ou localmente (isto é, para utilização em um único site). A maioria dos formulários são criados para um ou mais sites específicos. No entanto, se você criar um formulário que tem aplicabilidade geral, você pode recomendar que seja publicada a nível global. Apenas um administrador do sistema pode publicar um formulário globalmente (em resposta a sua recomendação).

Um modelo de portfólio pode exibir todos os campos do formulário ou apenas alguns campos do formulário. O mesmo formulário (e alguns ou todos os seus campos) podem ser utilizados nos modelos de portfólio e matrizes.